บทท 5 การจ ดเก บเอกสารด วยระบบอ เล กทรอน กส

Transcription

1 62 บทท 5 การจ ดเก บเอกสารด วยระบบอ เล กทรอน กส การท จะบร หารเอกสารด านการจ ดเก บและส บค นให บรรล ว ตถ ประสงค และเป าหมายท วางไว โดยใช เคร องคอมพ วเตอร ผ านระบบเคร อข ายอ นเตอร เน ตและอ นทราเน ต ในการจ ดเก บเอกสารเพ อให เข าถ ง เอกสารได ง ายด วย Web browser ช วยให สามารถส บค นเอกสารได สะดวก รวดเร ว ตามความต องการน น ม เทคโนโลย สารสนเทศท สามารถน ามาใช ได หลายว ธ แต ท น าสนใจและเหมาะก บการบร หารงานเอกสารของ สาน กชลประทานท 4 ค อ ระบบเอกสารอ เล กทรอน กส (INFOMA WEBFORM) ซ งระบบด งกล าวถ กพ ฒนาข น เพ อช วยในการแก ป ญหาต าง ๆจากการจ ดเก บและส บค นเอกสารด วยม อด งท กล าวมาแล ว และย งสามารถ ค นหาได จากข อม ลท ผ ใช งานเป นผ ก าหนดเอง ซ งช วยให ได ร บความสะดวก รวดเร วในการค นหาเอกสาร ได ง ายในเวลาเด ยวก นและพร อมๆก นอ กด วย ว ธ การจ ดเก บเอกสารต างๆ ไว ใน Web Saver เพ อให สะดวก แก การส บค นและป องก นม ให เอกสารส ญหาย จะช วยแก ป ญหาเร องสถานท จ ดเก บ ประหย ดงบประมาณ ประหย ดเวลา และช วยให องค กรสามารถบร หารจ ดการงานเอกสารให เก ดประโยชน ส งส ด แนวทางการจ ดเก บเน อหา(Content Management) ข อม ล(Information Management) เอกสาร (Document Management)และองค ความร (Knowledge Management) สามารถจ ดเก บได หลาย ร ปแบบ เช น Word, Excel, Gif, Jpeg แต ส วนมากจะใช ระบบภาพล กษณ (Image Processing) ค อ การน า เอกสารต นฉบ บมาเข าเคร องกราดภาพ (Scanner) เพ อแปลงเอกสารท เป นกระดาษให เป นเอกสาร อ เล กทรอน กส (Gif, Jpeg) หร อสร างระบบสารสนเทศงานสารบรรณเพ อใช งานอย างง ายค อ การเปล ยนร ปแบบ เอกสารท เป นกระดาษให อย ในล กษณะของไฟล PDF โดยใช โปรแกรม Adobe Acrobat Professional พร อม ก นน นก บ นท กรายละเอ ยดข อม ลเอกสารโดยแบบฟอร มจ ดเก บเอกสารมาตรฐานสามารถท าการค นหาเอกสาร ท จ ดเก บได อย างรวดเร วเช น เลขท เอกสาร ว นท จ ดเก บ ช อเร องหร อใจความส าค ญของเน อเร อง รายละเอ ยด คาค น ผ จ ดเก บ สถานท จ ดเก บ อาย ของเอกสาร เพ อเป นคาค น (Key word) ในการค นหาเอกสารท ต องการได เน อหาว ชาส าหร บการสอนงานเร อง การจ ดเก บและส บค นเอกสารจากระบบเอกสาร อ เล กทรอน กส ว ธ การจ ดเก บเอกสารม 2 ว ธ 1. การจ ดเก บเอกสารจากระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ม ข นตอน ด งน เข าระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ผ านระบบ Windows ตามปกต จากน นเข าโปรแกรม Browser โดยจะต องเป น Internet Explorer Version 5.5 ข นไป หล งจากเข าโปรแกรม Browser แล ว ผ ใช สามารถเข าระบบโดยเร ยกท URL : ด งน

2 63 ระบบจะแสดงหน าจอ Login เข าระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส โดยผ ใช งานสามารถเล อกป ฐานข อม ล หร อป ของข อม ลงานสารบรรณท ต องการเข าไปใช งาน โดยกดล กศรช ลง เล อกป ฐานข อม ล ท ปรากฏ จากน นป อนช อ ผ ใช งานและรห สผ าน ตามลาด บด งแสดงในภาพท 31 ภาพท 31 หน าแรกของระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ซ งในการป อนรห สผ าน ระบบจะแสดงผลบนหน าจอเป นเคร องหมาย ดอกจ นทร เพ อความ ปลอดภ ยในการใช งาน จากน น ตอบ ตกลง เพ อย นย นเข าระบบ กรณ ท ผ ใช ป อนช อหร อ รห สผ านไม ถ กต อง ระบบจะแจ งข อความเต อน เช น ป อนช อผ ด ระบบแจ ง ช อของท านไม สามารถเข าระบบได ป อนรห สผ ด ระบบแจ ง ท านใส รห สผ ด ไม สามารถเข าระบบได จากน นตอบ OK ระบบจะกล บมาหน าจอเด ม เพ อให ผ ใช ป อนช อและรห สผ านอ กคร ง เม อเข าส ระบบสารบรรณ อ เล กทรอน กส ได แล วจะปรากฏด งแสดงในภาพท 32 ภาพท 32 หน าหล กของระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

3 64 ให ด าเน นการค นหาเอกสารท ต องการจ ดเก บในท น เล อกว ธ ค นหาเอกสารตามเง อนไข ประเภทเอกสารส งออก ภายนอก ด งแสดงในภาพท 33 ภาพท 33 การค นหาเอกสารตามเง อนไข ประเภทเอกสารส งออกภายนอก คล กตกลง จะปรากฏเอกสารส งออกภายนอกท งหมดแสดงเป นรายการ ต อจากน นเล อกทะเบ ยนท ต องการ จ ดเก บด งแสดงในภาพท 34 ในท น เล อกทะเบ ยน 39 ภาพท 34 รายการเอกสารท ค นหาด วยเมน ค นหาเอกสารตามเง อนไข ประเภทเอกสารส งออก ภายนอก ด าเน นการป ดงานเอกสารท ต องการจ ดเก บก อน ระบบถ งจะย นยอมให จ ดเก บเอกสาร โดยคล กท เมน ป ดงาน ด งแสดงในภาพท 35

4 65 คล ก ตกลง ด งแสดงในภาพท 36 ภาพท 35 การป ดงานเพ อจ ดเก บเอกสาร โดยคล กท ป ดงาน ภาพท 36 การป ดงานเพ อจ ดเก บเอกสาร โดยคล กท ตกลง เม อด าเน นการป ดงานเสร จเร ยบร อยแล วจะปรากฏกรอบแสดงรายการน ป ดงานไปแล ว คล ก OK ในกรอบ ด งแสดงในภาพท 37

5 66 ภาพท 37 การป ดงานเพ อจ ดเก บเอกสาร โดยคล กท OK จะปรากฏส ญล กษณ ท แสดงว าป ดงานแล ว ด งแสดงในภาพท 38 ภาพท 38 ทะเบ ยนเอกสารท ถ กป ดงานเร ยบร อยแล ว ล าด บต อไป ให คล กท เลขทะเบ ยน 39 ท ป ดงานเสร จเร ยบร อยแล ว เพ อจ ดเก บเข าระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ด งแสดงในภาพท 39

6 67 ภาพท 39 รายละเอ ยดเอกสารท จะจ ดเก บ คล กเล อก จ ดเก บ จะปรากฏด งแสดงในภาพท 40 และคล กท ระบบจ ดเก บเอกสาร (INFOMA WEBFORM) ภาพท 40 การจ ดเก บเอกสารโดยคล กท จ ดเก บ จะปรากฏกรอบ ระบบจ ดเก บเอกสาร (INFOMA WEBFORM) เม อคล กเล อก ระบบจ ดเก บเอกสาร (INFOMA WEBFORM) เอกสารท ต องการจ ดเก บจะถ กโอนเข าส ระบบ เอกสารอ เล กทรอน กส โดยอ ต โนม ต ระบบจะแสดงรายช อต เอกสารท ม ส ทธ เล อกต เอกสารท ต องการ หากท าน สามารถเข าใช งานได ต เด ยว ระบบจะแสดงต ท สามารถใช งานให โดยอ ตโนม ต ในท น เล อก ต เอกสาร_สชป.4 (กาแพงเพชร) ด งแสดงในภาพท 41

7 68 ภาพท 41 ต เอกสาร_สชป.4 (กาแพงเพชร) ปรากฏด งแสดงในภาพท 42 ผ ใช งานจะต องเล อกหมวดเอกสาร (ล นช ก) ท ต องการจ ดเก บเอกสาร ในท น เล อก ลงทะเบ ยนส งออก ภาพท 42 รายละเอ ยดเอกสารท ถ กโอนมาจากระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส เล อกหมวดเอกสาร(ล นช ก) ลงทะเบ ยนส งออก ภายใต ต เอกสาร_สชป.4 (ก าแพงเพชร) ในท น เล อก แฟ มหล ก (1) กษ 0312 และเล อกแฟ มย อย(ส ญล กษณ กระดาษส เหล อง) ป 2557 จะปรากฏในช องช อ แฟ มเอกสาร ด านขวาม อรห ส ป 2557 ด งแสดงในภาพท 43

8 69 ภาพท 43 การเล อกแฟ มย อยท จ ดเก บเอกสาร จากน นให ด าเน นการกรอกข อม ลในช องค าค น ช องระด บส ทธ ของหน วยงานให เล อก ส วนกลาง เพ อให ผ ใช งานสามารถส บค นเอกสารได ท กคน ช องช อผ เข ยน ช องอาย เอกสาร ช องสถานท เก บ และช องอ นๆ ท สามารกรอกข อม ลเพ มเต มได เล อกเอกสารท แนบซ งเก ยวข องก บส าน กชลประทานท 4 คล กหน าเอกสาร แนบจะปรากฏเคร องหมายถ กในช องเอกสารแนบ กรณ ท โอนสร างเอกสารมาจากเลขท เอกสารท เก ยวข อง ให คล กเคร องหมายถ กออก และคล ก ตกลง ด งแสดงในภาพท 44 ภาพท 44 การกรอกรายละเอ ยดแล วคล ก ตกลง จะปรากฏกรอบโอนข อม ลจากระบบงานสารบรรณข าต เอกสารเร ยบแล วด งแสดงในภาพท 45 และคล ก OK

9 70 ภาพท 45 การจ ดเก บเอกสารโดยการโอนข อม ลจากระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส ปรากฏส ญล กษณ การจ ดเก บเอกสารหน าทะเบ ยน ท จ ดเก บเร ยบร อยแล วด งแสดงในภาพท 46 ตามลาด บ ภาพท 46 ส ญล กษณ ต จ ดเก บแสดงผลเม อดาเน นการจ ดเก บเอกสารเร ยบร อยแล ว

10 71 2. การจ ดเก บเอกสารด วยว ธ เพ มใหม ในระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ระบบ INFOMA WEBFORM เป นระบบจ ดเก บและค นค นเอกสารอ เล กทรอน กส เหม อน การจ ดเก บเอกสารเข าต เอกสาร ล นช ก แฟ มงานในระบบ manual ระบบ INFOMA WEBFORM ม ระบบ ป องก นความปลอดภ ยในการควบค มการเข าถ งเอกสาร และม ข นตอนการจ ดเก บเอกสาร ด งน เข าส ระบบระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ผ ใช สามารถเข าส ระบบ INFOMA WEBFORM ได โดยการเข าระบบ Windows ตามปกต จากน น เข าโปรแกรม Browser โดยจะต องเป น Internet Explorer Version 5.0 ข นไป หล งจากเข าโปรแกรม Browser แล ว ผ ใช งานสามารถเข าระบบโดยเร ยกท จะปรากฏด งแสดงในภาพท 47 ผ ใช สามารถเล อกการใช งานเป นภาษาไทย หร อภาษาอ งกฤษก ได โดยการกดป ม เล อกด งภาพ ภาพท 47 หน าแรกระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ถ าผ ใช งานเล อก English จะปรากฏหน าจอการใช งานเป นแบบอ งกฤษ ด งแสดงในภาพท 48

11 72 ภาพท 48 การเข าใช งานระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ในการป อนรห สผ านผ ใช งานน น ระบบจะแสดงผลบนหน าจอเป นเคร องหมาย ดอกจ นทร เพ อความปลอดภ ยในการใช งานของระบบ จากน น ตอบ ตกลง เพ อย นย นการเข าส ระบบ ระบบจะท าการตรวจสอบ ส ทธ ต างๆ ของผ ใช เช น ส ทธ ในการค นหาและเข าด เอกสาร ส ทธ ในการจ ดเก บเอกสาร ส ทธ ในการเพ มหมวด เอกสาร เป นต น กรณ ท ผ ใช งานป อนช อหร อ รห สผ านไม ถ กต อง ระบบจะแจ งข อความเต อน ป อนช อหร อรห สผ านไม ถ กต อง กร ณาป อนใหม ให ผ ใช งาน ทาการป อนช อผ ใช งานและรห สผ านใหม อ กคร งเม อถ กต องแล ว จ งจะเข าส ระบบได ในท น เล อกการเข าระบบด วยภาษาไทย เม อเข าระบบมาได แล ว ระบบจะแสดงรายช อต เอกสาร ท ม ส ทธ เล อกต เอกสารท ต องการ หากท านสามารถเข าได ต เด ยว ระบบจะเข าต ให โดยอ ตโนม ต ในท น เล อก ต เอกสาร_สชป.4 (กาแพงเพชร) ด งแสดงในภาพท 49

12 73 ภาพท 49 ต เอกสาร_สชป.4 (กาแพงเพชร) และปรากฏ หมวดเอกสาร (ล นช ก) ส ญล กษณ กล องส เหล อง ภายใต ต เอกสาร_สชป.4 (กาแพงเพชร) ด งแสดงในภาพท 50 ภาพท 50 รายการหมวดเอกสาร (ล นช ก) ภายใต ต เอกสาร_สชป.4 (กาแพงเพชร)

13 74 คล กเล อกหมวดเอกสารท ต องการเก บเอกสาร ในท น เล อกหมวดการบร หารงานท วไป เล อกแฟ มหล กส ฟ า แผน-ผลการด าเน นงานด านอ นๆ เล อกแฟ มย อยส เหล องป 2557 จากน นคล กเล อก เพ มใหม จากเมน ด านขวาม อ จะปรากฏรายละเอ ยดในช องแฟ มเอกสาร ป 2557 ด านขวา ด งแสดงในภาพท 51 ภาพท 51 การจ ดเก บเอกสารโดยการเล อกแฟ มท ต องการแล วคล ก เพ มใหม และเล อกแฟ มย อยส เหล อง ป 2557 เพ อระบ แฟ มเอกสารท ต องการจ ดเก บ ด งแสดงในภาพท 52 ภาพท 52 เล อกแฟ มย อยเอกสารท ต องการจ ดเก บ

14 75 กรอกรายละเอ ยดในช องรายการท เป นส แดงให ครบท กช อง และช องรายการท จ าเป น เช น ช องค าค น ช องระด บส ทธ ให เล อก ส วนกลาง เพ อให ผ ใช งานสามารถส บค นเอกสารได ท กคน ช องช อผ เข ยน ช องอาย เอกสาร ช องสถานท เก บ เป นต น อธ บายการกรอกรายละเอ ยดของเอกสาร ว นท นาเข าข อม ล ไม ต องกรอก ระบบจะข นว นท นาเข าข อม ลให โดยอ ตโนม ต ช อผ นาเข าข อม ล ไม ต องกรอก ระบบจะข นช อผ นาเข าข อม ลให โดยอ ตโนม ต รห สเอกสาร ไม ต องกรอก ระบบจะข นรห สเอกสารให โดยอ ตโนม ต เอกสารอ างอ ง กรอกเลขท เอกสารอ างอ ง (หากม ) เอกสารเลขท กรอกเลขท เอกสาร (หากม ) เอกสารลงว นท กรอกว นท ของเอกสาร โดยระบบจะข นให เป นว นท น าเข าข อม ลก อน ผ ใช สามารถเปล ยนได ป อนว นท ในร ปแบบ วว/ดด/ปปปป แก ไขท กรอกรายละเอ ยดการแก ไข (ถ าม ) ใช สาหร บการควบค มเวอร ช นของเอกสารได แฟ มเอกสาร เล อกแฟ มเอกสาร โดยสามารถเล อกได จากโครงสร างทางซ ายม อ ล นช ก แฟ มหล ก แฟ มย อย ทางซ ายม อได หมายเหต หากเล อกหมวดเอกสารไปแล ว ไปเล อกหมวดใหม ระบบจะ refresh หน าจอ ข อม ลท ค ย ไว จะหายไปได ด งน น ควรเล อกหมวดเอกสารก อน แล วค อย กรอกรายละเอ ยดเอกสาร เร อง กรอกช อเร องของเอกสาร ห วเร องย อย กรอกห วเร องย อย (หากม ) รายละเอ ยด กรอกรายละเอ ยดของเอกสาร (หากม ) คาค น กรอกคาค น (หากม ) ภาษา เล อกภาษาของเอกสาร ชน ดเอกสาร เล อกชน ด (ต นฉบ บหร อคาแปล) บ คคล/หน วยงานท เก ยวข อง กรอกช อบ คคล/หน วยงานท เก ยวข อง (หากม ) เช อมโยงไป URL กรอกช อ URL ท เก ยวข อง (หากม ) ข อค ดเห น กรอกข อค ดเห น (หากม ) อธ บายการกาหนดส ทธ ของเอกสาร สาหร บผ จ ดเก บเอกสาร สามารถกาหนดระด บและส ทธ การเข าถ งเอกสาร โดยบ นท กข อม ล ส วนของการร กษาความปลอดภ ยของข อม ล ด งน ช อเจ าของเอกสาร ไม ต องกรอก ระบบจะแสดงช อผ นาเอกสารเข าให โดยอ ตโนม ต ระด บส ทธ จ าแนกออกเป นระด บ 0-9 เปร ยบได ก บระด บซ ของบ คคล หร อช นความล บของ เอกสาร เอกสารระด บ 0 ผ ท สามารถเข าด ได ค อ ผ ใช ท ม ส ทธ ระด บ 0 ข นไป หาก เอกสารม ช นความล บ สามารถป องก นการเข าถ งเอกสารน นได โดยการก าหนดระด บ ส ทธ ผ เข าด ไว ท เอกสารให ส งกว า ต วอย างเช น เอกสารระด บ5 ผ ท จะเข าด ต องม ระด บส ทธ ต งแต 5 ข นไป ส าหร บผ ใช ท ม ระด บส ทธ ต ากว าน นจะไม สามารถ เห นเอกสารน นๆได

15 76 ประเภทเอกสาร จาแนกออกเป น 3 ประเภท ค อ 1. เอกสารส วนกลาง หมายถ ง เอกสารท เป ดให ท กหน วยงานเ ข าด เอกสารได 2. เอกสารระด บหน วยงาน หมายถ ง เอกสารท เป ดให บ คคลท ส งก ดหน วยงานน นๆเท าน น เข าด และทางานได 3. เอกสารส วนบ คคล หมายถ ง เอกสารท เจ าของท นาเอกสารเข าเท าน น เข าด และทางานได บ คคลในหน วยงานเด ยวก น ก ไม สามารถเห นเอกสารได หน วยงานเจ าของ หมายถ ง หน วยงานของผ นาเข าข อม ล ระบบจะข นให โดยอ ตโนม ต หน วยงานท ได ร บส ทธ เอกสารระด บหน วยงาน สามารถให หน วยงานท หน วยงานเจ าของเอกสาร ประกาศ ให เข าด เอกสารได โดยใช การให ส ทธ หน วยงานน นๆ ช อผ เข ยน กรอกช อผ เข ยน (หากม ) อาย เอกสาร กรอกอาย การเก บเอกสาร (หากม ) สถานท เก บ กรอกสถานท เก บเอกสารต นฉบ บ (หากม ) อธ บายรายละเอ ยดการปร บปร งเอกสาร การใช งานเอกสาร ปร บปร งล าส ด ไม ต องกรอก ระบบจะแสดงว น เวลาท ปร บปร งข อม ลเอกสารล าส ด ปร บปร งโดย ไม ต องกรอก ระบบจะแสดงช อผ ปร งข อม ลเอกสารล าส ด ส งการทางาน เช น การส งทาสาเนาลง CD การทา XML ในการเพ มใหม ไม ต องเล อก ใช สาหร บ เอกสารท จ ดเก บแล ว และส งการทางานในการแก ไขเอกสาร สถานะเอกสาร เช น ม ผลบ งค บใช ยกเล ก (ถ าม ) เม อบ นท กรายละเอ ยดต างๆแล ว กดป ม [ตกลง] ระบบจะให เล อกว าต องการแนบเอกสาร หร อ ต องการป อนเอกสารช ดถ ดไป เม อกรอกรายการแต ละช องเร ยบร อยแล วให คล ก ตกลง ด งแสดงในภาพท 53

16 77 ภาพท 53 การกรอกรายละเอ ยดการจ ดเก บเอกสารแล วคล ก ตกลง ปรากฏด งแสดงในภาพท 54 ให คล กท แนบไฟล เอกสาร

17 78 ภาพท 54 การทางานของระบบเพ อแนบไฟล เอกสาร ปรากฏแสดงในภาพท 55 ให คล กท E เพ อแนบไฟล เอกสารผ ใช สามารถแนบเอกสารได 2 แบบ ค อ 1. Browse แนบไฟล ข อม ลท ม อย แล ว โดยอาจเป นไฟล นามสก ล.DOC,.XLS,.PDF,.GIF,.JPG หร อไฟล ชน ดอ นๆ 2. Scan แนบเอกสารโดยเคร องกราดภาพ (Scaner) ภาพท 55 การแนบไฟล เอกสาร ปรากฏด งแสดงในภาพท 56 กรอกรายละเอ ยดเพ อสะดวกในการส บค นเอกสารท แนบ ให คล กท Browse เพ อเล อกไฟล เอกสารท ต องการแนบเข าระบบ

18 79 ภาพท 56 การค นหาไฟล เอกสารท ต องการแนบ ปรากฏด งแสดงในภาพท 57 ให เล อกไฟล เอกสารท ต องการแนบในท น เล อกเอกสาร เค าโครงงานจ ดเก บ และคล ก Open ปรากฏด งแสดงในภาพท 58 ให คล ก ตกลง ภาพท 57 การเล อกไฟล เอกสารท ต องการแนบ

19 80 ภาพท 58 แสดงการแนบไฟล เอกสาร ปรากฏด งแสดงในภาพท 59 ซ งจะม ไฟล เอกสาร word แนบปรากฏอย ในระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ระบบ จะแสดงรายการเอกสารแนบเป นชน ดของข อม ล (Icon) ท ด านหน าของเอกสารแต ละรายการ เป นอ นเสร จส น ข นตอนการจ ดเก บเอกสารด วยว ธ เพ มให ม ในระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ภาพท 59 แนบไฟล เอกสารเร ยบร อยแล ว จากการตรวจสอบผลงานการจ ดเก บด วยระบบเอกสารอ เล กทรอน กส หมวดเอกสาร การบร หารงานท วไป แฟ มหล ก แผน-ผลการดาเน นงานด านอ นๆ แฟ มย อย ป 2557 ปรากฏด งแสดงในภาพท 60

20 81 การย ายเอกสาร ภาพท 60 รายการเอกสารท ถ กจ ดเก บ ผ ใช งานสามารถย ายเอกสารได 2 ว ธ ค อ ย ายเอกสารคราวละเร อง และย ายเอกสารเป นช วง 1. ย ายเอกสารคร งละเร อง เข าระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ต อจากน นเล อกต เอกสาร_สชป.4 (ก าแพงเพชร) คล กเมน ค นหา และพ มพ ข อม ล รายละเอ ยด หร อค าค น ในช องค าค น สอนงานเทคน ค จะปรากฏผลการค นหา รายการท 1 2 จาก 2 รายการ ด งแสดงในภาพท 61 ภาพท 61 การค นหาเพ อย ายเอกสาร หากต องการย ายเอกสารเลขท KM/2/2556 เร อง เทคน คสอนงานและการให ค าปร กษา เอกสารลงว นท 27/05/2556 ให คล กท เอกสารเลขท KM/2/2556 จะปรากฏใบปะหน าด งแสดงในภาพท 62

21 82 ให เล อกคล กเมน แก ไข ด งแสดงในภาพท 63 ภาพท 62 รายละเอ ยดของเอกสารท ต องการย าย ภาพท 63 คล กเมน แก ไขเพ อให สามารถแก ไขการย ายแฟ มได จะปรากฏกรอบแก ไขใบปะหน า คล กเมน แก ไขใบปะหน าด งแสดงในภาพท 64 คล กเล อก ด านท าย แฟ มเอกสาร จะปรากฏหมวดเอกสาร (ล นช ก) ท ต องการจะย ายเอกสารไปย งแฟ มหล กและแฟ มย อย ในท น ต องการจะย ายเอกสารไปย งหมวดเอกสาร การประเม นผลการปฏ บ ต งาน แฟ มหล ก ม งผลส มฤทธ / คาร บรองปฏ บ ต ราชการ/KM/PMQA/เสร มสร าความใสสะอาด แฟ มย อย ป 2556

22 83 ภาพท 64 รายช อแฟ มท ต องการย ายเอกสาร เอกสารจะโอนไปย งหมวดเอกสารท เล อกไว ด งแสดงในภาพท 65 ภาพท 65 รายการเอกสารท ดาเน นการย ายเร ยบร อยแล ว 2. ย ายเอกสารเป นช วง การย ายเอกสารเป นช วงค อ การย ายเอกสารพร อมก นหลายๆ เร องไปย งหมวดเอกสาร (ล นช ก) แฟ มหล กและแฟ มย อยเด ยวก น โดยเข าระบบเอกสารอ เล กทรอน กส ต อจากน นเล อกต เอกสาร_สชป.4 (ก าแพงเพชร) คล กเมน ค นหาและพ มพ ข อม ล รายละเอ ยด หร อค าค น ในช องค าค น ข อส งเกตหล กการพ มพ คาค นควรพ มพ เป นคาและเคาะเว นวรรคแล วพ มพ คาเพ ม เช น แต งต ง ทางาน จะปรากฏผลการค นหารายการท 1 16 จาก 16 รายการ เล อกเอกสารเลขท ท ต องการย าย โดยคล กเคร องหมายถ ก ปรากฏด งแสดงในภาพท 66

23 84 ภาพท 66 การค นหาเพ อย ายเอกสารเป นช วง คล กเมน ย ายไปแฟ มอ น จะปรากฏต เอกสารให เล อกหมวดเอกสาร (ล นช ก) ด งแสดงในภาพท 67 ภาพท 67 รายการหมวดเอกสาร (ล นช ก) ท ต องการย ายเอกสารไป ในท น เล อกหมวดเอกสาร(ล นช ก) คาส ง แฟ มหล ก คาส งสาน ก และแฟ มย อย ป 2556 เอกสารท เล อก ไว จะโอนไปย งหมวดเอกสารท เล อกไว ด งแสดงในภาพท 68

24 85 ภาพท 68 เล อกแฟ มหล ก/ แฟ มย อยท ต องการย ายเอกสาร เล อกล นช กและแฟ มหล ก/แฟ มย อยท ต องการย ายเอกสารไป ระบบจะย ายเอกสารให โดยจะย ายเฉพาะเอกสาร ท ผ ใช งานเป นผ จ ดเก บหร อเอกสารอย หน วยงานเด ยวก บผ ใช เท าน น